Organizando por materiais e tópicos

A maioria das pessoas, quando pensam em organização, logo imaginam algo como o blog Things Organized Neatly, onde encontramos fotos de vários objetos arrumados tão simetrica e harmonicamente que chega dá gosto. Para alguns, é até inspirador, e realmente dá vontade de arrumar a casa toda para ela ter uma estética dessas. Contudo, qualquer um que já tentou arrumar a casa levando em conta somente esse critério já reparou que ela nunca fica do jeito que queremos por mais de 5 minutos. Isto acontece porque organização não é uma busca puramente visual: ela deve levar em conta as suas necessidades funcionais e até mesmo espirituais. O objetivo ao final de um processo de arrumação (seja da casa, da mesa do escritório ou dos arquivos do computador) é preparar o ambiente para que seja fácil dar manutenção depois; e para que possamos encontrar tudo que precisamos mais tarde. Com tudo isto em mente, explicarei duas técnicas para usarmos quando arrumamos as nossas coisas, tanto físicas quanto digitais: organizar por material e organizar por tópico.

A primeira ideia considera o tipo de objeto que queremos encontrar. Colocar objetos parecidos em locais próximos, além de dar a sensação de harmonia, é algo bem simples de ser feito. Por exemplo: podemos colocar tudo aquilo que for de tecido em um canto; o que for de plástico em outro; e o que for de metal em outro. Assim, quando for procurar por um objeto perdido, a busca por ele fica natural, já que você provavelmente o colocou no local correto em primeiro lugar. O mesmo vale para o mundo digital. Inclusive, a maior parte dos computadores já vem assim para nós, e sugerem as pastas de fotos; vídeos; documentos; entre outros, para podermos nos organizar. Isto quer dizer que a área de trabalho, onde todo mundo adora jogar arquivos soltos ou atalhos, não deve ser utilizada para entulhar arquivos: ela deve ser um espaço temporário para que possamos, bem, trabalhar temporariamente naqueles documentos e mover para o local correto mais tarde.

Uma coisa que é fácil de notar, porém, é que organizar somente por tipo de material não é o suficiente, já que as coisas começam a se acumular depois de um tempo. Neste caso, podemos aliar este método com uma organização por tópicos: quando vemos que os nossos bens começam a se amontoar, nós tentamos criar uma categoria sobre algum tópico que se repita ali. A motivação para isso é estatística: se precisamos criar aquela categoria, quer dizer que ela já faz parte das nossas vidas e já vai chamar a nossa atenção quando olharmos para as nossas coisas novamente. O grande problema é que as pessoas criam as categorias antes delas surgirem e quase sempre acabam com vários tópicos que não são relevantes. Um ponto forte de sistemas que duram por muito tempo é que tudo que é necessário foi criado por demanda, não pela tentativa de prever o que será necessário. O exemplo mais fácil disso é a maioria das casas, que está organizada em cozinha, quarto, banheiro e sala. As coisas que não entram em nenhuma dessas categorias acabam indo para um quartinho da bagunça ou para a garagem. (Isso leva a um outro questionamento: será que realmente é preciso ter tudo isso?) Essa regra também se aplica para o mundo digital: nossas fotos podem se organizar por data ou por evento; nossos documentos, por área da vida ou por finalidade; e assim em diante. Se você não largou nada na área de trabalho ou em algum lugar solto, ficará muito mais fácil encontrar o que você quer depois. Em geral, cada categoria deverá aparecer em um espaço próprio, como uma caixa ou uma pasta. Para organização física, isso é bem importante, pois facilita a faxina em momentos posteriores.

Podemos utilizar outros métodos para organização, mas qualquer um que seja aplicado de maneira a facilitar o acesso e a arrumação mais tarde trará bastante satisfação, inclusive aquela dada pelas fotos de objetos bem arrumados.